Вакансия ведущий консультант общего отдела

В пятницу рабочий день с 09:00 до 17:00

• Место работы: Тюменская область, г. Тюмень, Свердлова улица, дом: ДОМ 35/3;

- исполнять федеральное и региональное законодательство в области делопроизводства, рассмотрения обращений граждан, архива;- формировать и совершенствовать систему делопроизводства в Департаменте;- участвовать в разработке и внедрении в практическую деятельность Департамента нормативно-методических документов в области документационного обеспечения и в области архивного дела;- осуществлять мониторинг законодательства, нормативных документов в области документационного обеспечения и в области архивного дела на предмет их изменения и актуальности;- осуществлять контроль за соблюдением структурными подразделениями Департамента установленных действующими нормативными правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота;- принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем документооборота;- осуществлять оформление, выпуск, регистрацию и хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и тп.) Департамента;- принимать, регистрировать, вести учет, распределять документы (корреспонденцию), поступающие на бумажном носителе, а также посредством электронного документооборота, каналов телеграфной, факсимильной связи и электронной почты в адрес Департамента;- обеспечивать хранение, доставление и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, вести справочную работу по ней;- осуществлять первичную обработку входящих и исходящих документов; сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые;- осуществлять систематизацию документов и постановку на контроль;- осуществлять сканирование, копирование, поиск документов;- консультировать и оказывать помощь специалистам Департамента по вопросам работы системы «Директум RX»;- осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем, подготовку резолюций руководителя;- выполнять ведение базы данных документов Департамента;- обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них;- осуществлять контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями на этих документах, анализ состояния исполнительской дисциплины;- составлять сводную номенклатуру дел Департамента, номенклатуру дел отдела;- инструктировать работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;- контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;- обеспечивать согласование номенклатуры дел Департамента с Управлением по делам архивов Тюменской области;- обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;- проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;- осуществлять подготовку дел Департамента к сдаче в архив, обеспечивать архивное хранение документов, образующихся в деятельности Департамента;- осуществлять организацию и поддерживать функциональное рабочее пространство приемной и кабинетов руководства Департамента;- оказывать помощь директору в планировании служебного времени;- информировать директора о регламенте намеченных мероприятий, предупреждать о приближении времени намеченных мероприятий;- осуществлять организацию информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами Департамента;- осуществлять организацию телефонных переговоров директора;- осуществлять организацию командировок директора;- осуществлять организацию работы по приему руководством Департамента посетителей;- вести протоколы совещаний, проводимых директором Департамента;-по поручению начальника отдела протоколировать иные мероприятия с участием руководства Департамента;- осуществлять прием и распределение телефонных звонков Департамента;- осуществлять подготовку информации, относящейся к компетенции отдела, для размещения на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области;- организовывать работу с исходящей корреспонденцией;- в соответствии с региональным порядком рассмотрения корреспонденции своевременно направлять в Главное правовое управление Правительства Тюменской области и Аппарат Губернатора Тюменской области акты прокурорского реагирования, информации, запросы органов прокуратуры, поступающие в Департамент;- заверять копии документов;- согласовывать использование служебного автотранспорта сотрудниками Департамента при помощи региональной навигационно-информационной системы Тюменской области;- осуществлять документооборот в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭД) в соответствии с Положением о СЭД и регламентами выполнения типовых операций, в том числе согласование либо заверение электронной подписью документы в рамках своей компетенции;- исполнять приказы и поручения директора Департамента, заместителя директора Департамента, поручения начальника отдела, инструкции, принятые в Департаменте;- не разглашать информацию, переданную в ходе трудовой деятельности, персональные данные физических лиц, другие сведения ограниченного доступа (далее сведения ограниченного доступа), которые ему будут доверены или станут известны в период его работы;- исполнять иные обязанности, соответствующие квалификационным требованиям ведущего консультанта согласно Положению об общем отделе.