Вакансия секретарь руководителя

• Место работы: Мурманская область, г. Кировск, Парковая улица, 12

. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, принимает и передает телефонограммы и информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и т.п.), записывает в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводит до сведения руководителя ее содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе по поручению руководителя. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком (с обязательной регистрацией в соответствующих журналах, с присвоением регистрационных номеров) и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа (с обязательной подписью работника в получении). Ведет учет исходящей корреспонденции, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком (с обязательной регистрацией в соответствующих журналах, с присвоением регистрационных номеров), проверяет правильность оформления исходящих документов, подлежащих отправке (адрес получателя, реквизиты учреждения, наличие подписей, приложений и т.п.) и осуществляет их отправку посредством почтовой, факсимильной и электронной почты. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю.Выполняет отдельные служебные поручения руководителя учреждения.Формирует документы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.